Toinen periodi käynnistyy tänään ja se tarkoittaa monelle arkeen palaamista tenttiviikkojen ja vuosijuhlien jälkeen. Viikonlopun vuosijuhlat olivat ainakin allekirjoittaneelle yksi vuoden odotetuimmista tapahtumista. Oli kunnia saada juhlia rakasta yhdistystämme kuntalaisten, aktiivien, sidosryhmien ja muiden paikalla olleiden kanssa. Viikonloppu osoitti jälleen kerran sen, miten monen ihmisen sydämeen tämä sinikultainen yhteisö on kolahtanut.
Mutta kuten sanottu, nyt on aika palata takaisin arkeen ja työn touhuun. TuKYn työntekijöiden arki puuskuttaa eteenpäin normaalilla rytmillä ja toiminnanjohtajan päivystykset alkavat taas huomenna tiistaina. Tuttuun tapaan päivystyksissä on myös paikalla viikottain vaihtuva hallituksen edustaja. Tämän viikon tiistaina voit tulla juomaan kahvia Robert-kopon kanssa ja keskustelemaan kiperistä koulutuspoliittisista kysymyksistä.
Ihan pelkkää kahvinkeittoa ja narikkapöhinää ei toiminnanjohtajankaan työ kuitenkaan ole. Syksyn aikana TuKYlla on jälleen työstetty yhtä jos toistakin projektia eteenpäin. On viimeistelty uutta strategiaa, päivitetty Code of TuKYa, koottu ensi vuoden toimintasuunnitelmaa ja kehitetty TuKYlle uutta vastuullisuussuunnitelmaa. Nämä projektit ovat niitä, jotka vievät yhdistystämme eteenpäin ja siksi niiden parissa vietetyt tunnit tuntuvat erityisen tärkeiltä. Toiminnanjohtajan työhön kuuluu myös useisiin toimikuntiin osallistuminen. Tällä hetkellä kalenteria täyttävät ainakin dekaanistolounas ja ravintola-asiakastoimikunta. Nämä toimikunnat ovat erinomaisia mahdollisuuksia edistää laadukasta sidosryhmätyötä Kauppakorkeakoulun ja muiden tahojen kanssa.
Toinen periodi tarkoittaa myös monissa toimijoissa halva-kauden alkua. TuKY on täynnä toinen toistaan mielenkiintoisimpia ja opettavaisempia toimijoita ja jokaiselle löytyy toiminnasta varmasti oma paikka. Koska vaihtoehtoja on niin monia, on tärkeää, että kaikki toimijat tulevat tutuksi myös (ei enää niin) uusille pupuille. Tällä viikolla Kauppakorkeakoulun aula tuleekin täyttymään toimijoista. Luvassa on nimittäin TuKY-viikko, jonka aikana toimijat esittelevät itsensä ständeilyn muodossa. Muista siis käydä kurkkaamassa, mitä kaikkea rakas yhdistyksemme oikein tarjoaa!
Vuosijuhlien alkuun 7 päivää, 17 tuntia, 1 minuutti ja kahdeksan sekuntia, lukee Turun KY:n vuosijuhlien nettisivuilla tätä kirjoittaessamme. Tuo aika tuntuu jopa hieman uskomattomalta vuosijuhlatuottajien näkökulmasta, sillä työtä viikonlopun eteen on tehty jo alkukeväästä lähtien. Vujutiimin viestintä totesikin eräässä kokouksessa, että katsokaa sitä nettisivuilla olevaa kelloa niin tajuutte, kuinka lähellä vujut oikeesti on. Tiimin kanssa olemme kokoustaneet säännöllisesti keväästä lähtien ja hommia tehtiin aktiivisesti myös kesän aikana. Vuosijuhlien tuottamisessa haasteena onkin kesän läpi työskentely ja kun lukuvuosi taas syksyllä alkaa, on vujuihin enää alle kaksi kuukautta.
Syyskuussa palattuamme kesälaitumilta, saimme totisesti kääriä hihamme. Vaikka valmistelutyötä oli tehty kesälläkin, suurin osa työstä painottuu syksyyn. Oli hienoa nähdä tiimimme kanssa KaupSussa, sillä viime kuukaudet olivat menneet lähinnä zoomissa kokoustaen. Tällöin myös uudet puput pääsivät tutustumaan vuosijuhlien konseptiin. Into sekä odotus kasvoivat ja uudella energialla jatkoimme tapahtuman suunnittelua. Syksy koostui messukeskuksella sekä sillispaikalla vierailuista, lukuisista sähköpostiviesteistä, viikottaisista kokouksista sekä tapaamisista yhteistyökumppaneiden kanssa. Mainittakoon myös budjetin ja plaseerauksen kanssa mankelointi yön pimeille tunneille asti.
Lisäksi avasimme tietenkin nakkihaun ja saimme upeita erikoisnakkeja apukäsiksemme juhlan valmisteluissa. Iso kiitos heille ja jokaiselle nakille, joka on mahdollistamassa tätä kanssamme. Toivommekin kävijöiltä erityistä arvostusta nakkeja kohtaan, teette hienoa duunia!
Tässä vaiheessa varmaan voimme todeta jokaisen vujutiimiläisen puolesta, ettei vuosijuhlien järjestäminen ole mikään ihan pikku proggis. Tiiminä olemme halunneet panostaa kävijäkokemukseen entisestään sekä uudistaa tapahtumaa mahdollisuuksiemme mukaan. Vuosijuhlat ovat ajoittain tuntuneet tuottajien näkökulmasta hankalasti ratkaistavalta palapeliltä, mutta onneksi korvaamaton tiimimme on tehnyt valtavasti työtä ja jokainen palapelin pala on saatu koottua yhteen. Kiitos siitä koko tiimille <3
Yhteisöllisyys, joka tässä opiskelijakulttuurissa korostuu, on jäseniemme ansiota. Te teette Turun KY:stä jälleen juhlimisen arvoisen. Juhlitaan siis täysiä tulevana viikonloppuna! <3
Kulttuuri- ja perinnevastaavan pesti näkyy monelle lähinnä Kulttiksen puheenjohtajan roolina, joten ajattelin tänään kertoa vähän omasta viikostani TuKY-hommien parissa! Tälle viikolle niitä osui melko paljon, sillä järkkäsin kaksi tapahtumaa – lupaan että yleensä on chillimpää!
Maanantai alkoi viikonloppureissun aikana kertyneiden hommien purkamisella ja sähköposteihin vastaamisella. Illalla osallistuin viikoittaiseen hallituksen kokoukseen sekä sen jälkeen pidettyyn iltapäiväkouluun, jossa kävimme läpi ensi vuoden toimintasuunnitelmaa. Jokainen meistä esitteli oman sektorinsa suunnitelman, ja sparrailimme yhdessä niitä eteenpäin.
Seuraavan päivän kuljinkin melko minuuttiaikataululla Vujukauden avajaisia järkkäillessä. Aamu alkoi skumpanhakureissulla ja jatkui käytännön järjestelyitä valmistellessa. Päivällä tsekkasimme vielä Idan kanssa juonnot kuntoon ja ohjeistimme järjestelemään tulleita tutoreita, samalla kun juoksentelimme etsimässä kadonneita skumppalaseja ja hoitelemassa muita esille tulevia asioita. Tapahtuma sujui kuitenkin todella hyvin ja järjestelyt onnistuivat loistavasti reippaiden tutoreiden ansiosta. Iso kiitos teille, olitte ihan super! <3
Hallituksen kautta olen päässyt kehittämään TuKYn toimintaa myös kulttuurisektorin ulkopuolella. Hallituspestini lisäksi olen mukana monessa, kuten TuKYn vastuullisuussuunnitelman kehittämisessä sekä tulevan strategian sanoittamisessa. Keskiviikkoaamuna koululle päästyäni hyppäsinkin suoraan strategiamiittiin, jossa kävimme läpi aiemmin järjestetyn strategiatyöpajan tuloksia ja työstimme lopullista dokumenttia niiden pohjalta.
Torstain aloitin poikkeuksellisesti Kulttiksen kokouksella, sillä normaali tiistain kokousaikamme osui Vujukauden avajaisten päälle. Kävimme läpi lauantaina koittavaa alumni&aktiivi -iltaamme, sekä parin viikon päässä siintäviä Rahvixia (Lipunmyynti tänä torstaina jauuuu!). Kokouksen jälkeen kirjoittelin vielä pari yhteistyöviestiä sekä luonnostelin tätä tekstiä. Näin juhlavuoden kynnyksellä, pestiini kuuluu isolta osin ensi vuoden valmistelu, muun muassa vujupaikan osalta. Soittelin ja viestittelinkin läpi viikon eri juhlatilojen kanssa tarkentaakseni aiempia tarjouksia. Perjantaina lisäilin saamani tarkennukset tekemääni vertailutaulukkoon, joka toimii muun muassa ensi vuoden budjetin sekä vujupaikkapäätöksen pohjaesityksenä.
Lauantaina järjestimme Kulttiksen kanssa self care -teemaisen illan alumneille ja aktiiveillemme. Menimme jo päivällä lämmittämään paljua sekä laittelemaan ruokia ja muita järjestelyitä valmiiksi, mutta illan saimme onneksi itsekin nauttia ja rentoutua! Sunnuntaina suuntasin koululle kirjoittamaan kandia, ja sitä prokrastinoidessa viimeistelin vielä ensi vuoden vujutuottajien hakukuulutuksen sekä edistin taas vähän vujukauden järkkäilyjä.
Huhhuh, olipas poikkeuksellisen kiireinen viikko! Onneksi työn määrään pystyy hallituspesteissäkin itse vaikuttamaan, eikä arki yleensä ole näin vauhdikasta. Ensi viikolla ajattelinkin lähinnä lomailla ja valmistautua tulevaan juhlaviikkoon. Toivottavasti nähdään vujuviikon tapahtumissa!
Erittäin hyvää huomenta kaikille. Lets cut to the chase.
Olen saanut useita (en älyttömän montaa, mutta useita) kysymyksiä teiltä kiinnostuneilta Kuntalaisilta, kuinka yhdistyksen budjetti rakennetaan. TuKYn ensivuoden talousarvio eli budjetti toteutetaan näin syksyisin ja hyväksytään yhdistyksemme korkeimmassa päättävässä elimessä, eli yleiskokouksessa (THOS §7) . Syksyisin järjestettävässä yleiskokouksessa (tai tutummin syyskokouksessa) te Kuntalaiset saatte hyväksyä, hyväksyä muutosehdotuksella tai olla hyväksymättä taloustoimikunnan ja hallituksen esittämän talousarvion (Hyväksykää pliis mikäli vain olette sitä mieltä :D).
Tässä blogitekstissä ajattelin hieman kertoa, kuinka tuo budjetointiprosessi on tänä vuonna edennyt ja kuinka budjettia on rakennettu. Ennenkaikkea TuKY on jäsenilleen oppimusmahdollisuus, mitä tämäkin prosessi on ollut myös minulle. Joten ajattelin ottaa tästäkin blogista kaiken irti ja kysyä, että mikäli budjetointiprosessi kiinnostaa teitä, siitä heräsi ajatuksia tai teillä olisi ideoita kehittää sitä, tulkaa ihmeessä juttelemaan ja sparraamaan tai laittakaa viestiä!
Yhdistyksen säännöissä on määritetty muutama seikka talousarvion laatimiseen: TuKYH ja TalToPJ vastaavat siitä, että yhdistykselle laaditaan budjetti (THOS:§3, §7, §8) ja että budjetointiprosessia johtaa TalTo PJ. Käytännössä TalToPJ:n johtaman budjetointiprosessin jälkeen budjetti hyväksytään ensin taloustoimikunnan kokouksessa, joka esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen hallitukselle, joka hyväksyessään esityksen esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen yleiskokoukselle. Talousarvio on kustannuspaikkaperusteinen, ja kaikki 8 kustannuspaikkaa on määritelty taloudenhoidon ohjesäännössä (THOS §9). Jokainen kustannuspaikka jakaantuu vielä pienemmiksi kustannuspaikoiksi tai toisin sanottuna tileiksi. Jokaisella tilillä on oma vastuuhenkilönsä, jotka ovat vastuussa omasta kustannuspaikastaan.
Koko prosessiinhan liittyy vahvasti ympärivuotinen yhdistyksen talouden aktiivinen seuranta. Kassavirran seurantaa päivitetään kuukausitasolla toteutumien mukaan, jonka lisäksi yhdistyksessämme on käytössä sisäinen kvartaaliraportointi. Talouspäällikkö Ville työstää kvartaaleittain raportit, joita analysoidaan ja käydään läpi sekä taloustoimikunnan, että hallituksen toimesta. Toteutumia verrataan edeltävänä vuonna hyväksyttyyn budjettiin ja tämä mahdollisimman reaaliaikainen talouden tilannekuvan ylläpitäminen on ensimmäinen tärkeä askel, kun lähdetään suunnittelemaan tulevan vuoden budjettia.
Ensimmäiset viestit ja headsupit lähetettiin jo elokuun alussa, jossa pyysin jokaisen kustannuspaikan vastuuhenkilöä aloittelemaan ensivuoden suunnittelun pohjatyötä. Millaisia mahdollisesti talousarvioon vaikuttavia projekteja vuodelle 2025 olisi luvassa? Todenteolla prosessi starttasi kuitenkin orientaatioviikolla. Jokaiseen kustannuspaikan vastuuhenkilöön ja yhdistyksen projektiin oltiin yhteydessä sparraavilla kysymyksillä liittyen kuluvan vuoden toimintaan, budjettitasoon ja toteumiin, sekä ensivuoden projekteihin ja budjettitasoon. Talousarvion ohessa luodaan myös poistosuunnitelma, sekä päivitetään Parkin investointien ja kehityksen KTS-taulukkoa (keskipitkän tähtäimen suunnitelma).
Lukuisten palaverien, brainstormailujen ja sähköpostiviestiketjujen jälkeen vastauksista alkoi muodostua ensimmäinen budjettiluonnos. Ensimmäisen luonnoksen valmistuttua talousarvio tuotiin Taloustoimikunnan kokoukseen keskusteluasiaksi, jossa kävimme läpi luonnoksen kustannuspaikka- ja tilikohtaisesti. Suurinta huomiota kiinnitettiin suurempiin suuntaviivoihin ja trendeihin, 75. vuosijuhliin, järjestötalouden projektien budjetointimuutoksiin sekä Pikkulaskiaisen budjetointiin.
TalTon kokouksen ja hyvän keskustelun jälkeen suuntamerkit olivat selvillä. Seuraavaksi käytiin tarvittaessa vielä viimeisiä hiomisia ja keskusteluita kustannuspaikkojen vastuuhenkilöiden kanssa ja esiteltiin luonnos hallitukselle. Blogin kirjoitushetkellä eletään lokakuun alkua ja seuraavan kahden-kolmen viikon sisään valmistunut budjetti hyväksytään ensin Taloustoimikunnan kokouksessa, sitten hallituksen kokouksessa, jonka jälkeen ollaan valmiita Grande-Finaleen ja yhdistyksen yleiskokoukseen.
Näin prosessi tänä syksynä on “lyhyesti avattuna” edennyt. Mikäli olet jaksanut lukea tekstin tänne asti, voit TuKYn toimistolta noutaa ilmaisen tikkarin. Tikkareita löytyy rajoitetusti. Näihin kuviin ja tunnelmiin, porilaisten marssi, takaisin Pasilaan ja nähdään syyskokouksessa!
Hyvää maanantaita ja alkavaa viikkoa rakkaat kuntalaiset!
Uuden syksyn käynnistymisessä jokin on napannut meikäläisestä otteen ja uutta energiaa tuntuu virtaavan taas uudella tavalla hieman hitaan kesän jälkeen. Uskoisin koululla taas vallitsevan “hyvän pöhinän” ja sosiaalisen kanssakäymisen aiheuttavan tämän energiaboostin, ja toivon myös jokaisen teistä nauttivan syksyn tuomasta inspiraatiosta. Tämä blogiteksti ei kuitenkaan ole pelkälle syksyn fiilistelylle, vaan aion seuraavaksi avata hieman oman hallituspestini kuulumisia viime ajoilta.
Parkilla ja sitä kautta myös kuntamestarilla kesä on yllättävän aktiivista aikaa, sillä tilojen varausasteen laskiessa on hyvä työstää isompia projekteja. Tänä kesänä suurimpana hittinä piti olla uuden terassin rakennus, mutta valitsemamme urakoitsijan tehtyä meille täydet oharit, on projekti siirtymässä (jälleen…) vuodella eteenpäin. Yksityiskohtaisen terassitarinan jätän toiseen kertaan, mutta todettakoon että kesä meni muuten suunnitellusti. Uusimme Parkilla mm. koko talon valaistuksen, yläkerran huonekaluja, alakerran tekniikkaa, narnian äänentoiston ja jopa 3 ilmanvaihtokonetta.
Syksyllä Parkin tulevaisuuden suunnitelmista on laitettu isot pyörät pyörimään mm. maalämpöprojektissa sekä yläkerran uudelleenjärjestely-remontissa. Lisäksi kaupunki meinasi uudella asema-kaavalla kieltää talomme nykyisen käyttötarkoituksen, joten heidänkin suuntaan on saanut hieman taistella:D Mutta vaikka näistä projekteista ja uudistuksista on niin kiva puhua, vie eniten aikaa kuitenkin Parkkiryhmän kanssa pyöritettävä Parkin arki ja päivittäiset tilavaraukset. Näin lukukauden aikana Parkilla on tilavarauksia käytännössä joka päivä ja useimpina päivinä molemmat kerrokset ovat eri toimijoiden käytössä, joten ainakaan Parkin eteen tehty työ ei mene hukkaan!
Bar Montun puolella syksy on tarkoittanut jälleen isoja ja pieniä Monttu-tapahtumia joista kuntamestari on aina Bar Montun ravintolapäällikkönä loppujen lopulta vastuussa. Baarimestarimme Essi ja hänen baaritiiminsä mahdollistavat kuitenkin sen että olen vastuussa fyysisesti vain tapahtumatekniikasta ja tapahtumajärjestäjien auttamisesta siinä sivussa. Lisäksi pyrin osaltani pitämään hyvät välit koulun tilavastaavien suuntaan, ja kommunikoimaan ja neuvottelemaan avoimesti esimerkiksi vapun tapahtumassa pudonneiden kattopaneelien kohtalosta… Kaikenlaiset vauriot Montussa ovat aina todella ikäviä, joten muistuttaisin kaikkia kunnoittamaan mahdollisuuttamme juhlia koulumme tiloissa!
Sellaisia kuulumisia tällä kertaa! Itse aion nyt keskittyä käyttämään kaiken syysenergian yhdistyksen ja koulumenestykseni hyväksi, ennen kuin se loppuu. (“Käyttäkäämme rahat ennen kuin ne loppuvat” -Taloustoimikunnan puheenjohtaja 2024, alkup. ei tiedossa)
Syksy starttasi käyntiin kolme viikkoa sitten ja kuukauden päästä olemmekin jo yli puolenvälin syyslukukautta. Paljon on kerennyt tapahtua ja paljon on vielä tulossa yrityssuhteiden saralla.
Myyntipäällikön, kuten yrityssuhdetiiminkin, toimenkuva ja tehtävät pysyvät usein monelle kuntalaiselle mysteerinä. Mitä se oikein myy? Teille tulevien viikkojen aikana jälleen TuKY-merchiä, mutta pääasiassa B2B-myyntinä yrityksille mahdollisuuksia tavoittaa teitä kuntalaisia eri kanavissa. En ole se ärsyttävä puhelinmyyjä, joka huijaa sähkösopparin kanssa tai tuputtaa ylihinnoiteltua liittymää. Giftbagit, haalarit ja brunssitapahtumat eivät järjesty sormia napsauttamalla, vaan pitävät takanaan suuren määrän suunnittelua, palavereja ja lukuisia sähköposteja. Meitä onkin COREssa 14 henkeä ajamassa yhteistä etua ja hankkimassa parhaat mahdolliset diilit juuri sinun hyväksesi. Otankin tehtäväkseni avata hiukan tätä maailmaa kertomalla, mitä kulunut viikko on pitänyt omalta osaltani sisällään.
Maanantait alkavat melko tyypillisesti: Sähköpostiin on kerennyt kilahtamaan parista meilistä jopa kymmeneen viestiä, riippuen mihin aikaan herään lukemaan ne. Viime viikolla KPMG:n ja Deloitten ständit toivat minut jo aikaisin aamulla koululle, mutta työskentelen mieluiten iltapäivän puolella. Vastasin kiireisimpiin ja lähdin koululle kokoustamaan jäsenetuviestinnästä. Ideoita nousi esiin myös IG-markkinoinnin kehittämisestä, jotta viestit tavoittaisivat entistä suuremman yleisön. Päivä jatkui sopimusluonnosten kyhäämisellä ja viikoittaisella hallituksen kokouksella, johon myös myyntipäällikkö Turun KY:n työntekijänä osallistuu.
Tiistaina osallistuin kauppakorkeakoulun YYS-toimikunnan kokoukseen TuKYn edustajana, joka pidettiin tällä kertaa Helsingissä Sitran isännöimänä. Kokouksessa nousi esiin kiinnostavia aiheita, kuten tekoäly yliopistomaailmassa. Laadin illalla vielä aikatauluja tulevaa Helsinki-excua varten, sekä alustavaa suunnitelmaa Hartwallin kanssa järjestettävälle yhteistyötapahtumalle. Kuulette näistä pian lisää!
Keskiviikkona pidin kaksi sopimusneuvottelua. Kyseessä oli vanhojen sopimuksien uusimiset, ja itse sopimustekninen osuus sujuikin erittäin sulavasti. Juttelimme pitkään ideoiden tulevaa sopimuskautta ja yhteistyötapahtumia. Kokoustamme COREn kanssa pääsääntöisesti keskiviikkoisin, mutta siirsimme tätä seuraavaan viikkoon aikataulullisista syistä. Tappelin vielä illalla ties kuinka monta tuntia Adobe Acrobatin kanssa päivittäessäni sopimuspohjia, tein hintalaskelmia ja lopuksi yhteenvetoa ideoistamme useamman tunnin. Laskin viikon aikana puhuneeni yhteensä 3 tuntia 11 minuttia Teamsissa, 48 minuttia puhelimessa ja lähettäneeni 36 sähköpostia liittyen yhteistöihin. Järjestöhommat vievät varsinkin alkusyksystä aikansa viikosta, mutta en näe kulutettuja tunteja niinkään työntekona. Loppuviikko olikin rauhallisempaa töiden suhteen. Sunnuntaina koitti kuitenkin harmillinen déjà-vu saadessani Annalta muistutuksen blogivuorosta.
Kulunut vuosi on vienyt eteenpäin niin yhdistystämme, yrityssektoriamme kuin itseänikin. Olemme ideoineet jatkuvasti uusia konsepteja yritysyhteistyöhön ja osaa näistä päästäänkin testaamaan viimeistään kevään puolella. Työnkuvamme on hyvin erilainen muihin toimiin verrattuna, mikä tekee siitä toisaalta haastavaa, myös mielenkiintoista. Usein yllättää, että pyöritämme ohella myös Turun suurinta kuukausittain järjestettävää opiskelijatapahtumaa. Lukuisat kylmäsoitot, Teams-palaverit ja tapaamiset sopimusneuvottelujen merkeissä ovat muodostuneet kuitenkin vuoden kuluessa rutiineiksi. COREssa meillä vallitsee innostava ja kannustava ilmapiiri, mistä on täysin kiittäminen ympärilläni työskenteleviä ihmisiä! <3
Turun KY täyttää ensi vuonna kolme neljännesvuosisataa ja yrityssuhteiden rooli juhlavuonna tulee olemaan erittäin merkityksellinen. Myyntipäällikön roolissa pääsette minut näkemään vielä ensi vuonnakin, mutta haut COREn moniin pesteihin aukeavat jälleen marraskuussa. Tie yrityssuhdetiimiin voi johtaa myös jaostoyrppäilyn kautta, jota itse Kulttiksen yrityssuhdevastaavana pupuvuonna oli kunnia päästä kulkemaan. Vaikka juuri yrityssuhteet ei olisi oma juttu, pääset missä tahansa toiminnassa tekemään siitä omannäköistäsi ja vaikutat yhdistyksemme tuleviin vuosikymmeniin. Ota haaste vastaan ja näytä mitä tulevaisuuden yritysyhteistyö voi parhaimmillaan olla, samalla jättäen oman kädenjälkesi yhdistyksemme historiaan!
