Erittäin hyvää huomenta kaikille. Lets cut to the chase.
Olen saanut useita (en älyttömän montaa, mutta useita) kysymyksiä teiltä kiinnostuneilta Kuntalaisilta, kuinka yhdistyksen budjetti rakennetaan. TuKYn ensivuoden talousarvio eli budjetti toteutetaan näin syksyisin ja hyväksytään yhdistyksemme korkeimmassa päättävässä elimessä, eli yleiskokouksessa (THOS §7) . Syksyisin järjestettävässä yleiskokouksessa (tai tutummin syyskokouksessa) te Kuntalaiset saatte hyväksyä, hyväksyä muutosehdotuksella tai olla hyväksymättä taloustoimikunnan ja hallituksen esittämän talousarvion (Hyväksykää pliis mikäli vain olette sitä mieltä :D).
Tässä blogitekstissä ajattelin hieman kertoa, kuinka tuo budjetointiprosessi on tänä vuonna edennyt ja kuinka budjettia on rakennettu. Ennenkaikkea TuKY on jäsenilleen oppimusmahdollisuus, mitä tämäkin prosessi on ollut myös minulle. Joten ajattelin ottaa tästäkin blogista kaiken irti ja kysyä, että mikäli budjetointiprosessi kiinnostaa teitä, siitä heräsi ajatuksia tai teillä olisi ideoita kehittää sitä, tulkaa ihmeessä juttelemaan ja sparraamaan tai laittakaa viestiä!
Yhdistyksen säännöissä on määritetty muutama seikka talousarvion laatimiseen: TuKYH ja TalToPJ vastaavat siitä, että yhdistykselle laaditaan budjetti (THOS:§3, §7, §8) ja että budjetointiprosessia johtaa TalTo PJ. Käytännössä TalToPJ:n johtaman budjetointiprosessin jälkeen budjetti hyväksytään ensin taloustoimikunnan kokouksessa, joka esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen hallitukselle, joka hyväksyessään esityksen esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen yleiskokoukselle. Talousarvio on kustannuspaikkaperusteinen, ja kaikki 8 kustannuspaikkaa on määritelty taloudenhoidon ohjesäännössä (THOS §9). Jokainen kustannuspaikka jakaantuu vielä pienemmiksi kustannuspaikoiksi tai toisin sanottuna tileiksi. Jokaisella tilillä on oma vastuuhenkilönsä, jotka ovat vastuussa omasta kustannuspaikastaan.
Koko prosessiinhan liittyy vahvasti ympärivuotinen yhdistyksen talouden aktiivinen seuranta. Kassavirran seurantaa päivitetään kuukausitasolla toteutumien mukaan, jonka lisäksi yhdistyksessämme on käytössä sisäinen kvartaaliraportointi. Talouspäällikkö Ville työstää kvartaaleittain raportit, joita analysoidaan ja käydään läpi sekä taloustoimikunnan, että hallituksen toimesta. Toteutumia verrataan edeltävänä vuonna hyväksyttyyn budjettiin ja tämä mahdollisimman reaaliaikainen talouden tilannekuvan ylläpitäminen on ensimmäinen tärkeä askel, kun lähdetään suunnittelemaan tulevan vuoden budjettia.
Ensimmäiset viestit ja headsupit lähetettiin jo elokuun alussa, jossa pyysin jokaisen kustannuspaikan vastuuhenkilöä aloittelemaan ensivuoden suunnittelun pohjatyötä. Millaisia mahdollisesti talousarvioon vaikuttavia projekteja vuodelle 2025 olisi luvassa? Todenteolla prosessi starttasi kuitenkin orientaatioviikolla. Jokaiseen kustannuspaikan vastuuhenkilöön ja yhdistyksen projektiin oltiin yhteydessä sparraavilla kysymyksillä liittyen kuluvan vuoden toimintaan, budjettitasoon ja toteumiin, sekä ensivuoden projekteihin ja budjettitasoon. Talousarvion ohessa luodaan myös poistosuunnitelma, sekä päivitetään Parkin investointien ja kehityksen KTS-taulukkoa (keskipitkän tähtäimen suunnitelma).
Lukuisten palaverien, brainstormailujen ja sähköpostiviestiketjujen jälkeen vastauksista alkoi muodostua ensimmäinen budjettiluonnos. Ensimmäisen luonnoksen valmistuttua talousarvio tuotiin Taloustoimikunnan kokoukseen keskusteluasiaksi, jossa kävimme läpi luonnoksen kustannuspaikka- ja tilikohtaisesti. Suurinta huomiota kiinnitettiin suurempiin suuntaviivoihin ja trendeihin, 75. vuosijuhliin, järjestötalouden projektien budjetointimuutoksiin sekä Pikkulaskiaisen budjetointiin.
TalTon kokouksen ja hyvän keskustelun jälkeen suuntamerkit olivat selvillä. Seuraavaksi käytiin tarvittaessa vielä viimeisiä hiomisia ja keskusteluita kustannuspaikkojen vastuuhenkilöiden kanssa ja esiteltiin luonnos hallitukselle. Blogin kirjoitushetkellä eletään lokakuun alkua ja seuraavan kahden-kolmen viikon sisään valmistunut budjetti hyväksytään ensin Taloustoimikunnan kokouksessa, sitten hallituksen kokouksessa, jonka jälkeen ollaan valmiita Grande-Finaleen ja yhdistyksen yleiskokoukseen.
Näin prosessi tänä syksynä on “lyhyesti avattuna” edennyt. Mikäli olet jaksanut lukea tekstin tänne asti, voit TuKYn toimistolta noutaa ilmaisen tikkarin. Tikkareita löytyy rajoitetusti. Näihin kuviin ja tunnelmiin, porilaisten marssi, takaisin Pasilaan ja nähdään syyskokouksessa!

Leevi Vesanen,
Taloustoimikunnan puheenjohtaja
Kiitos Leevi!
Tämä teksti oli todella kiinnostava ja avasi hyvin Turun kauppatieteiden ylioppilaiden budjetointitilannetta!
Tikkariterveisin, Miika Summanen